Hướng Dẫn Cách In Tài Liệu Trên Máy Tính Chi Tiết

  • Máy in
  • 15/08/2022
  • Đăng bởi Nguyễn Quốc Trọng

Nội dung bài viết

Sử dụng máy in để in tài liệu là tác vụ văn phòng cơ bản nhất mà bạn cần biết. Các thao tác với máy in hoặc máy photocopy để in ấn tài liệu từ máy tính thành bản cứng không hề khó hay phức tạp như nhiều người lầm tưởng. Hãy cùng Musk.vn khám phá cách in tài liệu trên máy tính một cách nhanh chóng với các thiết bị phổ biến nhất qua bài viết dưới đây.

cách in tài liệu trên máy tính
In tài liệu bằng máy tính rất dễ thực hiện

Học cách in tài liệu trên máy tính với máy photocopy

In tài liệu trên máy tính bằng máy photocopy là tác vụ văn phòng mà bất cứ ai cũng cần thành thạo. Biết cách sử dụng máy in, máy photocopy để chuẩn bị tài liệu sẽ giúp bạn hoạt động năng suất và hiệu quả hơn khi học tập và làm việc. Vậy bạn đã biết cách  hướng dẫn sử dụng máy in?

Gần như mỗi văn phòng hiện nay tại Việt Nam đều sử dụng máy photocopy để phục vụ việc in ấn, sao chép các tài liệu quan trọng cần thiết. Nếu bạn là dân công sở, chắc chắn bạn sẽ cần biết cách in tài liệu trên máy tính từ máy photocopy dưới đây:

Hướng dẫn thực hiện Lệnh In văn bản trên Máy Tính - Cho người mới sử dụng Máy In

>>> Bạn đã biết cách sử dụng máy in đúng chuẩn? Cùng tham khảo ngay cách sử dụng máy in hiệu quả nhé:

Hướng dẫn các bước in tài liệu trên máy tính bằng máy photocopy

  • Bước 1: Điều chỉnh giao diện trên máy photo:

Chọn nút bấm “User Function” (sử dụng mật khẩu đăng nhập vào thiết bị nếu máy có thiết lập tài khoản.

hướng dẫn cách in trên máy tính
Vị trí của nút bấm “User Function” trên máy photocopy

Sau đó, chọn chức năng “Network Settings” → “IP/TCP” → “Manual” → nhập địa chỉ IP/Subnet Mark/Gateway ngay trên màn hình điều khiển. 

  • Bước 2: Điều chỉnh kết nối in trên máy tính của bạn:

Chọn lệnh “Start” cuối màn hình → “Network connections” → kích chuột phải chọn “Properties” → “Internet Protocol” → “Properties” → “User the following IP address” → kiểm tra kết nối giữa máy tính và máy photocopy rồi nhập địa chỉ IP → chọn “Start” → chọn “Printer and Faxes” → chọn “Add printer” và “Next” → nhập địa chỉ IP.

hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính
Tùy chọn “Printer and Faxes”
  • Bước 3: Thực hiện in: 

Bạn vào tab File bên trái trên cùng văn bản bạn muốn in → chọn “Print” → điều chỉnh các kiểu in và bắt đầu in tài liệu. 

cách in trên máy tính
Điều chỉnh kiểu in

Xem thêm: Hướng dẫn in trên Word, Excel và PDF với máy in Canon

>>> Có thể bạn sẽ cần:

Làm thế nào khi kết nối in giữa 2 máy bị mất?

Trong quá trình sử dụng máy photocopy để in tài liệu, sẽ có những lúc kết nối giữa máy tính và máy photo của bạn bị ngắt. Có nhiều cách để giải quyết tình trạng ngắt kết nối. Quan trọng nhất là bạn phải tìm ra đúng nguyên nhân.

Đầu tiên, hãy kiểm tra lại xem giấy in đã hết hay chưa trong khay giấy. Tiếp theo, hãy xem lại thời gian bạn điều chỉnh hệ điều hành gần nhất. Thay đổi hệ điều hành cũng là một trong những lý do khiến kết nối giữa hai máy bị gián đoạn. 

hướng dẫn cách in trên máy tính đơn giản
Lỗi gián đoạn với máy in

Một nguyên nhân khá phổ biến khác là do Driver trên máy tính của bạn không tương thích với phiên bản mà máy photocopy yêu cầu nên cũng sẽ dễ xảy ra trục trặc, không thể hoạt động. 

Card trong máy tính cũng là nguyên nhân gây ra những trường hợp mất kết nối bất ngờ. Cách để giúp bạn kiểm tra và khắc phục các lỗi này: 

  • Kiểm tra trên máy tính: nhấp biểu tượng wifi ở góc phải bên dưới màn hình → chọn “Open Network and Sharing Center” → chọn kết nối mạng đang hoạt động → nhấp chuột phải chọn “Properties” → chọn “Internet Protocol Version 4” → chọn “Properties” → chọn “User Following IP Address Automatically”.
cách in tài liệu trên máy tính đơn giản
Kiểm tra card màn hình
  • Kiểm tra trên máy photocopy: chọn “Printer” hay “Network”  → chọn “Network Settings” → chọn “TCP” → chọn “Manual” → cài IP → chọn “SMB” → click vào   “Enable”.

Tiếp theo, hãy chọn Driver của máy photocopy đúng với card và bấm nút “Start” cuối màn hình, chọn “Printer and Faxes” → chọn “Add printer” → chọn “Next” → nhập địa chỉ IP.

Lưu ý cần biết trong quá trình sử dụng máy photocopy

Khi in tài liệu bằng máy photocopy, bạn cũng cần bỏ túi một vài hướng dẫn cách in trên máy tính để lưu ý:

  • Vệ sinh máy cẩn thận, không làm ảnh hưởng tới các kết nối của thiết bị.
  • Sau khi cài đặt lại hệ điều hành hoặc bổ sung thêm phần mềm nào cho máy, bạn nên bắt đầu in thử cho máy. 
  • Sử dụng thường xuyên các chức năng, giúp cảm biến của máy hoạt động trơn tru. 
  • Kiểm tra các bộ phận khác trong máy photocopy định kỳ. 
  • Reset lại máy là một trong những việc bạn nên thực hiện vài tháng một lần. Việc này sẽ giúp máy có thể tự khắc phục một số lỗi nhỏ thường gặp.
hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính đơn giản
Reset lại máy in định kỳ
  • Liên hệ với nhân viên kỹ thuật khi không tự khắc phục được, tránh hỏng hóc nặng hơn.
  • Sử dụng các loại máy photocopy đến từ các thương hiệu lớn để hạn chế hỏng hóc và việc sửa chữa thêm dễ dàng hơn. 

Cách in tài liệu trên máy tính sử dụng máy in

Sử dụng máy in cũng là một trong những cách in tài liệu cực phổ biến và tiện dụng. Bạn hoàn toàn có thể sở hữu máy in tại nhà để chuẩn bị các văn bản, tài liệu cho công việc. Có đến hai cách in tài liệu trên máy tính bằng máy in mà bạn có thể tham khảo:

  • Cách 1: Mở file tài liệu bạn cần in và bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + P.
cách in trên máy tính đơn giản
Sử dụng phím tắt giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều
  • Cách 2: Mở file tài liệu bạn cần in → chọn “File” → chọn “Print” → điều chỉnh định dạng và bắt đầu in.
hướng dẫn cách in trên máy tính nhanh chóng
Điều chỉnh định dạng bản in

Người mới bắt đầu sử dụng máy in cần làm gì?

Nếu như là người mới sử dụng máy in hoặc lần đầu thao tác trên thiết bị này, bạn nên biết  cài đặt máy in cho máy tính hay  cách cài máy in vào laptop. Sau đó, bạn cần thực hiện các bước cơ bản dưới đây để cài đặt máy in với máy tính.

  • Bước 1: Chọn “Start” bên góc trái dưới màn hình → chọn “Settings” → chọn “Printer and Faxes”.
cách in tài liệu trên máy tính nhanh chóng
Kích chuột chọn “Printer and Faxes”
  • Bước 2: Nháy chuột vào hộp thoại “Add Printer Wizard” → chọn “Next” → chọn “Finish”.
hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính nhanh chóng
Kích “Next” liên tục tới khi hoàn thành

Hướng dẫn cách in tài liệu bằng máy in

  • Bước 1: Cài đặt kết nối giữa máy in và máy tính:

Gồm có các kết nối vật lý và và Driver tương thích với máy in.

  • Bước 2: Setup chế độ chia sẻ máy in với các máy tính còn lại:

Chọn “Start” → chọn “Control Panel” → chọn “Printers and Device” or “Printers and Faxes” → chọn máy in → chọn “Sharing” → chọn “Share this Printer” → chọn “Apply” → chọn OK.

cách in trên máy tính nhanh chóng
Lựa chọn máy in cho máy tính
  • Bước 3: Kết nối máy tính với máy in trước khi in:

Tại các công ty, văn phòng sử dụng mạng nội bộ, bạn có thể kết nối 1 chiếc máy tính với nhiều thiết bị in khác nhau và ngược lại. Bạn chỉ cần chọn kết nối mạng → chọn “Control Panel” → chọn “Printers and Device” → chọn “Add a network” và bắt đầu sử dụng như bình thường. 

 

hướng dẫn cách in trên máy tính đơn giản nhất
Máy tính có thể kết nối với nhiều thiết bị in khác nhau trong cùng hệ thống mạng
  • Bước 4: In tài liệu:

Bạn thực hiện in bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + P hoặc sử dụng tab File như bình thường.

Các tùy chọn cơ bản của máy in bạn cần biết

Một khi cần làm việc với máy in, bạn cần biết đến một số tính năng cơ bản sau của thiết bị này để sử dụng hiệu quả. 

  • Copies: số bản in bạn có nhu cầu in.
  • Printer Properties: cài đặt chất lượng bản in bạn mong muốn,
  • Print All Pages: chế độ in, đánh số trang in. 
  • Print One Sided: chế độ in một mặt và in hai mặt. Tùy vào loại máy tính bạn sử dụng hỗ trợ in hai mặt hay không ở tính năng này.
  • Collated: đóng một tập văn bản với số lượng lớn theo từng trang.
  • Portrait/ Landscape Orientation: chế độ in dọc và in ngang. 
  • A4/ Letter: đây là kích thước phổ biến nhất cho các văn bản trong in ấn.
  • Margins: căn chỉnh và tạo lề cho bản in.
  • Page Per Sheet: in gộp các trang in của tài liệu trong 1 page duy nhất.
hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính nhanh chóng nhất
Máy in giúp bạn thực hiện in ấn văn bản, tài liệu theo nhiều hình thức khác nhau

Hy vọng với hướng dẫn cách in tài liệu trên máy tính ở bài viết này, bạn đã có thể sử dụng máy in dễ dàng hơn cho công việc và quá trình học tập của mình. Theo dõi Musk.vn để có thể bỏ túi thêm nhiều kinh nghiệm hay ho về các tác vụ văn phòng cơ bản. 

>>> Từ khóa phổ biến được nhiều người quan tâm

cách sử dụng máy in canon | cách sử dụng máy in hp | cách sử dụng máy in nhãn brother

Trở về
MuskVn

Kết nối dễ dàng - muôn vàn dịch vụ

Dù bạn ở đâu chỉ cần có internet Musk.vn sẽ giúp bạn kết nối với hàng trăm dịch vụ chỉ với vài cái chạm tay