Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh (Scan To Folder) mới nhất

Nội dung bài viết

Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh như thế nào là đúng cách? Hiện nay, hầu hết mọi người dùng đều biết đến chức năng Scan to Folder của máy photocopy Ricoh. Tuy nhiên, làm sao để có thể lấy file scan nhanh, đúng cách thì không nhiều người biết đến. Quá trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng bởi trong quá trình Scan một số tài liệu đòi hỏi tính bảo mật cao, giúp bảo mật thông tin người dùng một cách hiệu quả nhất. Nếu bạn đang lăn tăn trong quá trình lấy file scan từ máy photocopy Ricoh, cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Hướng dẫn cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh đơn giản nhất
Hướng dẫn cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh đơn giản nhất

Scan to folder là gì?

Để thực hiện quá trình lấy file scan từ máy photo Ricoh. Đầu tiên, chúng ra cần biết đến thuật ngữ “Scan to Folder”. Scan to Folder là một trong những phương pháp Scan tài liệu với Folder trên máy tính đối với máy photocopy. Đây là cách để scan và lưu file scan ngay tại Folder chỉ định trên máy tính.
Scan to Folder là gì?
Scan to Folder là gì?

Việc Scan to Folder này giúp thông tin tài liệu được bảo mật an toàn tuyệt đối. Đồng thời, quá trình sử dụng, scan, lấy tài liệu sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết với người sử dụng. Người dùng có thể dễ dàng lưu trữ các file scan trên máy tính mà không lo sợ bị lẫn lộn.

>> Xem thêm: Hướng dẫn  cách dùng máy photocopy Ricoh hiệu quả

Những thuật ngữ chuyên ngành cần biết về Scan to folder

Trong quá trình cài đặt và sử dụng Scan to Folder trên máy photocopy Ricoh, người dùng cần biết đến các thuật ngữ sau, giúp quá trình cài đặt, scan và lấy file scan thêm tiện lợi. Đồng thời, giúp người dùng thêm hiểu hơn về quá trình cấu hình Folder scan trên máy tính:

Mạng nội bộ ( Local Network)

Mạng nội bộ (Local Network) là hệ thống mạng máy tính được kết nối trong hệ thống mạng LAN của chúng ta. Thông thường, đây là hệ thống mạng LAN của công ty, doanh nghiệp…

Mạng nội bộ LAN
Mạng nội bộ LAN

>>> Có thể bạn quan tâm:

Quyền truy cập vào thư mục ( Permission to access Folder)

Quyền truy cập thư mục (Permission to access Folder) là quyền truy cập của từng người dùng vào từng thư mục Folder trên máy tính. Đây là vị trí lưu file scan trên máy photocopy Ricoh của từng người dùng.

Xác thực người dùng (User Authentication)

Xác thực người dùng (User Authentication) là tài khoản để xác thực người dùng mà chúng ta đã đăng ký trên web quản lý nội bộ của máy photocopy cho từng người dùng.

Xác thực người dùng (User Authentication)
Xác thực người dùng (User Authentication)

Đường dẫn (Path)

Đường dẫn (path) là đường dẫn từ máy photocopy Ricoh tới Folder lưu trên máy tính của từng người dùng.

Tên người dùng (User name)

Tên người dùng (User Name) là tên người dùng của từng User trên máy tính.

Các bước cài đặt Scan To Folder máy photocopy Ricoh

Với từng hệ điều hành của máy tính sẽ có cách thức cài đặt Scan To Folder cho máy Photo Ricoh. Do đó, trong quá trình cài đặt cần điều chỉnh sao cho thích hợp nhất, nhằm đem lại tính hiệu quả và độ chuẩn xác cao nhất trong quá trình sử dụng.

Nhìn chung, việc sử dụng Scan to Folder cho máy Photo Ricoh cần đòi hỏi những yêu cầu:

Bước 1: Tạo Folder và chia sẻ quyền

Đầu tiên, cần tạo 1 Folder trên thiết bị máy tính mà bạn đang sử dụng. Đây là một bước vô cùng đơn giản ai cũng có thể thực hiện.

Tạo Folder và chia sẻ quyền
Tạo Folder và chia sẻ quyền

Tiếp đó, người dùng cần chọn chức năng chia sẻ và chọn full quyền cho folder đó.

Bước 2: Thực hiện kiểm tra địa chỉ IP của máy Photocopy Ricoh

Tiến hành chọn Control Panel trên máy tính, tiếp tục chọn Windows Firewall và tích tại Turn Off.

Tiến hành kiểm tra địa chỉ IP của máy Photocopy
Tiến hành kiểm tra địa chỉ IP của máy Photocopy

Tiến hành kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị máy Photocopy Ricoh, sau đó vào trang web quản lý thiết bị. Mở trình duyệt Chrome sau đó gõ địa chỉ IP của máy photocopy để tiếp tục vào trang.

Bước 3: Thực hiện đăng nhập theo các bước sau

Tại vị trí góc bên trên màn hình, nhấn chọn Login để đăng nhập. Điền user là admin, phần password để trống.

Login để đăng nhập
Login để đăng nhập

Tiếp đó, tại vị trí phía bên trái mục Address Book, kích chuột và chọn Add User. Nhập đầy đủ tên người dùng và Key Display. Trong đó, Key Display là tên hiển thị trên màn hình chính của máy Photocopy Ricoh.

Tiến hành đăng nhập
Tiến hành đăng nhập
Tiếp tục đăng nhập
Tiếp tục đăng nhập

Tại mục Folder Authentication, người dùng tiếp tục nhập đầy đủ User account và mật khẩu. Với những thiết bị máy tính không đặt mật khẩu thì bỏ qua bước này. Với những máy tính có đặt mật khẩu thì mặc định mật khẩu là mật khẩu máy tính.

Tiến hành đăng nhập đầy đủ User account và mật khẩu
Tiến hành đăng nhập đầy đủ User account và mật khẩu

Bước 4: Tiến hành dẫn link tới mục scan

Trong phần Path, chọn lựa đường dẫn tới mục scan bằng cách click vào My Computer, chọn Properties để xem tên máy. Tiếp đó chọn Start, chọn Run và tiến hành nhập tên máy tính.

Tiến hành dẫn link tới mục Scan
Tiến hành dẫn link tới mục Scan

Bước 5: Hoàn thành và kết thúc quá trình cài đặt Scan to Folder cho máy Photo Ricoh

Cuối cùng, để hoàn thành quá trình cài đặt Scan to Folder cho máy photo, người dùng cần nhấn chọn Save and Add Another. Logout

Sau quá trình cài đặt Scan to Folder cho máy photocopy. Người dùng có thể lấy file scan từ máy photo ricoh dễ dàng hơn.

Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh

Sau khi tiến hành cài đặt thành công Scan to Folder, người dùng có thể thực hiện các bước sau để tiến hành lấy file scan từ máy photo ricoh:

Bước 1: Tiến hành Scan tài liệu/ file

Đầu tiên, bạn cần tiến hành đặt bản gốc tài liệu trên khay màn hình máy photocopy và nhấn chọn “Scanner” trên màn hình điều khiển cảm ứng. Quá trình này giúp máy có thể tiếp nhận và Scan tài liệu theo đúng quy trình.

Tiến hành Scan tài liệu trên khay
Tiến hành Scan tài liệu trên khay

Tiếp tục chọn Store File, bấm Store Only để đặt lệnh Scan bản gốc vừa đặt trên khay Scan.

Bước 2: Đổi tên File tài liệu sau khi Scan

Để giúp quá trình theo dõi và kiểm soát tài liệu hiệu quả nhất, chúng tôi khuyến khích người dùng nên đổi tên File tài liệu sau khi đã Scan để dễ dàng tìm kiếm hơn. Đồng thời, người dùng có thể tiến hành Scan nhiều tài liệu hơn mà không cần lưu trữ bản gốc.

Đổi tên file tài liệu đúng cách
Đổi tên file tài liệu đúng cách

Sau khi đổi tên File, người dùng nhấn chọn “OK” để xác nhận hoàn thành lệnh đổi tên.

Bước 3: Chọn lựa các chế độ Scan tài liệu

Khi tiến hành Scan tài liệu, người dùng cần nhấn và chọn Scan Setting để thay đổi các cài đặt đúng với nhu cầu sử dụng. Cụ thể:

  • Chọn lựa scan màu với “Full Color/ Text photo
  • Chọn lựa scan đen trắng thông thường với chế độ “Black & White text
  • Scan 1 mặt cần nhấn “Original Feed Type”, chọn “1 Sided Original”
  • Scan 2 mặt cần nhấn “Original Feed Type”, chọn “2 Sided Original
  • Để chọn lựa cách sắp xếp vị trí file Scan, chọn “Send File Type / Name
  • Để Scan mỗi trang thành 1 file, nhấn chọn “Single Page
  • Để Scan nhiều trang trong cùng 1 file, chọn “Multi Page

Đặc biệt, trong quá trình chọn lựa các cài đặt này, người dùng nên nhấn “OK” để xác nhận các lệnh cài đặt của máy photocopy. Cuối cùng nhấn chọn “Start” và kết quả sẽ ra file Scan như mong muốn.

Chọn lựa chế độ in từ cài đặt máy Photocopy Ricoh
Chọn lựa chế độ in từ cài đặt máy Photocopy Ricoh

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh MP 4001/5001 và tải về máy tính lưu trữ ở tại video dưới đây:

Nguồn: PhatTrienAnhViet

Trên đây là những bước hướng dẫn chi tiết cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh dành cho mọi người dùng. Mong rằng, những thông tin hữu ích mà Musk.vn cung cấp sẽ giúp bạn thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất nhé!

Tham khảo các bài viết có liên quan:

Trở về
MuskVn

Kết nối dễ dàng - muôn vàn dịch vụ

Dù bạn ở đâu chỉ cần có internet Musk.vn sẽ giúp bạn kết nối với hàng trăm dịch vụ chỉ với vài cái chạm tay