Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy in hiệu quả nhất

Cách sử dụng máy in hiệu quả - Hiện nay đang là thời điểm bùng nổ công nghệ, các thiết bị điện tử được cải tiến không ngừng để phục vụ công việc cho con người trong đó máy in là thiết bị không thể thiếu đối với những người làm việc văn phòng. Máy in giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, thay vì phải viết tay thì giờ đây máy in giúp bạn in ra những bản tài liệu dài đến vài chục trang một cách nhanh chóng, dễ dàng. Không chỉ ở văn phòng làm việc mà hiện nay có nhiều người đã sắm cho mình một chiếc máy in tại nhà để phục vụ công việc.

Tuy nhiên để hiểu được hết các chức năng của một chiếc máy in bạn cần phải trang bị cho bản thân một số kiến thức nhất định. Trong bài viết ngày hôm nay Musk.vn sẽ chia sẻ cho các bạn cách sử dụng máy in hiệu quả, đơn giản để tận dụng được hết chức năng cũng như bảo đảm độ bền của máy.

Cách sử dụng máy in hiệu quả đúng cách

Chắc chắn những người sử dụng máy in lần đầu sẽ cảm thấy bối rối bởi không biết các nút chức năng dùng như nào và làm thế nào để kết nối với máy tính. Để biết cách sử dụng máy in hiệu quả, đúng cách, cùng Musk.vn xem qua những bước cơ bản dưới đây:

Dây là cách sử dụng máy in riêng cho từng loại hiệu máy in, bạn đang sử dụng hiệu máy in nào thì hãy cùng Musk.vn xem cụ thể nhé:

• Cách sử dụng máy in canon
• Cách sử dụng máy in hp
• Cách sử dụng máy in brother

Bước 1: Kiểm tra mực in và giấy in

Đầu tiên bạn cần kiểm tra xem giấy in đã được đặt đúng vị trí hay chưa đồng thời kiểm tra mực in của máy còn hay không để khắc phục và xử lý kịp thời. Bạn nên sử dụng mực có chất lượng tốt để hạn chế cặn mực bám lại.

Bước 2: Cài driver cho máy in

Bước tiếp theo là cắm nguồn cho máy in để kết nối với máy chủ. Mỗi máy in sẽ có một Driver riêng đi kèm theo máy, nếu như bạn gặp tình trạng mất Driver thì có thể lên trang chủ của hãng để tải về và cài đặt nhé.

Bước 3: Thiết lập quyền chia sẻ với các thiết bị khác trong mạng cục bộ

• Đầu tiên bạn vào Start Menu, chọn Settings.

• Tiếp theo nhấn vào Devices

• Chọn phần Printers & scanners sau đó chọn máy in đang sử dụng, chọn Open queue.

• Click chuột phải sau đó chọn phần Sharing.

• Cuối cùng bạn hãy chọn Share this Printer sau đó chọn apply để lưu các tùy chọn sau đó ấn Ok để đồng ý.

Bước 4: Kết nối máy in với máy tính của bạn

• Cách kết nối máy in với máy tính: Ở bước này đòi hỏi các thao tác phức tạp hơn một chút, đầu tiên bạn click vào biểu tượng Control Panel trên màn hình chính, cửa sổ tiếp theo hiện lên bạn chọn Devices and Printers sau đó click vào Add a printer.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết nối máy in với laptop đầy đủ đơn giản

• Trên màn hình máy tính lúc này sẽ hiện ra một loạt các lựa chọn, hãy chọn devices and printers sau đó chọn máy in mà bạn đang sử dụng.

Bước 5: Thử in một vài trang tài liệu

Sau khi setup các thông số, bạn cần in thử một đoạn tài liệu để biết các thông số có đúng theo ý mình hay không. Đầu tiên hãy mở một file tài liệu sau đó nhấn Ctrl + P, màn hình sẽ xuất hiện hộp thư thoại để bạn cài đặt các thông số của văn bản in ra, cài đặt các thông số sau đó nhấn OK. Một lát sau văn bản sẽ được đưa ra từ khe của máy in, như vậy là việc in tài liệu đã thành công.

Cùng Musk.vn xem  cách in 2 mặt trên máy tính và  cách in ảnh trên máy tính để bạn có thể dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng máy in nhé!

Xem thêm: Giới thiệu và hướng dẫn sử dụng máy in 

>>> Xem thêm:

• Dịch vụ thu mua máy in cũ.
• Dịch vụ thu mua đồ văn phòng cũ.

Cách in tài liệu trên máy tính đơn giản

Máy tính là nguồn lưu trữ dữ liệu chính chịu trách nhiệm ra lệnh cho máy in. Sau đây là hướng dẫn sử dụng máy in hiệu quả khi dùng máy tính làm nguồn in.

Các bạn hãy mở nơi lưu trữ file, có thể là file word, excel, pdf và tìm đến mục print sau đó ấn in là ok. Cách thức in trên tất cả các hệ điều hành window từ window 7, window 10, window 11 đều giống nhau. Cùng thực hiện theo các bước  hướng dẫn cách in trên máy tính nhé:

• Bước 1: Mở file tài liệu muốn in.
• Bước 2: Nhấn vào File.

Bước 3: Chọn Print hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để mở nhanh.

Chỉ với thao tác đơn giản như trên là bạn đã có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi cần in các tài liệu học tập, thuyết trình,... Vậy bạn đã biết các hủy lệnh in trên máy tính? Cùng tìm hiểu cách hủy lệnh in trên máy tính để quá trình sử dụng máy in của bạn được tốt hơn.

Những tùy chọn cơ bản khi in mà bạn cần biết

Khi sử dụng word hoặc excel làm nguồn in bạn cần nắm rõ những tùy chọn cơ bản bên dưới, các tùy chọn này cũng tương tự cho Google Sheet và Google Docs, bạn cần hiểu được ý nghĩa của chúng để có thể in một cách chính xác

• Printer: Chọn máy in mà bạn đang sử dụng, trong một số trường hợp một máy tính có thể kết nối với nhiều máy in.
• Copies: Tùy chọn số lượng bản in.
• Print one sided: Tùy chọn in một mặt văn bản.
• Collated: Tùy chọn in tài liệu theo tập
• Portrait Orientation: Tùy chọn in ngang hay in dọc.
• Letter: Tùy chọn khổ giấy in.
• Normal Margins: Tùy chọn căn lề.
• Layout: Tùy chọn căn chỉnh trang in.

Một vài lưu ý khi sử dụng giúp tăng tuổi thọ của máy in

Để đảm bảo máy in hoạt động ổn định và đạt được độ bền cao bạn cần chú ý những điều sau đây:

Vị trí máy in

Tránh đặt máy in ở nơi ẩm thấp vì không khí ẩm có thể làm oxi hóa những linh kiện điện tử bên trong gây hỏng hóc. Ngoài ra bạn cũng cần bố trí những dây kết nối một cách gọn gàng, ngăn nắp để dễ dàng xử lý khi có trục trặc.

Bảo quản hộp mực đúng cách

Không nên để hộp mực ở bên ngoài quá lâu vì sẽ làm cho hộp mực bị khô. Mực in phải được bảo quản trong hộp đen kín và tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời.

Vệ sinh máy in thường xuyên

Vệ sinh máy in 3 tháng một lần để loại bỏ bụi bẩn, đây là tác nhân chính gây ra hiện tượng kẹt giấy, văn bản bị mờ,....Thông thường trên giấy hướng dẫn sử dụng nhà sản xuất sẽ ghi hướng dẫn vệ sinh máy ở trên đó, bạn hãy làm theo hướng dẫn đó để tránh làm hỏng linh kiện của máy.

Không tắt máy in một cách đột ngột

Khi in xong bạn hãy để máy có thời gian che đầu in lại rồi mới tắt, nếu tắt đột ngột có thể làm ảnh hưởng tới tuổi thọ của các linh kiện bên trong.

Hạn chế sử dụng máy in liên tục trong thời gian dài

Tất cả các thiết bị điện tử cần được hoạt động thường xuyên, nếu như để chúng nghỉ quá lâu thì các linh kiện bên trong có thể gặp lỗi thậm chí là không thể bật lên được.

Không được tự ý sửa chữa máy in tại nhà

Khi máy gặp trục trặc hoặc hư hỏng, bạn không nên tự ý tháo máy ra sửa chữa vì có thể sẽ làm hỏng thêm các bộ phận khác. Điều bạn cần làm lúc này là đem máy đến trung tâm bảo hành hoặc những trung tâm sửa chữa thiết bị điện tử gần nhà để xác định lỗi và sửa chữa. Tự ý sửa chữa khiến tình trạng tệ hơn.

Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng máy in 

Máy in mới mua về thì nên đặt ở đâu?

Bạn nên đặt máy in pử gần vị trí của máy tính kết nối, dây kết nối gọn gàng. Tránh các vị trí ẩm thấp có thể làm oxi hóa máy in trrong quá trình sử dụng

Sao máy in không in được?

Trường hợp máy in không in được có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: 

• Máy tính của bạn đang bị lỗi hệ điều hành.
• Dây cáp kết nối máy in với máy tính có thể bị hỏng hoặc bị lỏng.
• Máy in chưa được bật nguồn.

Dưới đây là một số phương pháp khắc phục hiệu quả nhất:

• Kiểm tra dây cáp kết nối
• Khởi động lại máy tính
• Kiểm tra nguồn điện máy in 
• Đảm bảo máy in không bị kẹt giấy 

Tại sao máy in bị kẹt giấy?

Nguyên nhân có thể do trục kéo giấy bị mòn dẫn đến không còn lấy giáy in chuẩn nữa mà sẽ lấy 2 3 tờ, thậm chí nhiều tờ cùng một lúc. Lúc này bạn nên lấy hộp mực ra ngoài, sau đó từ từ kéo phần giấy bị kẹt ra để không làm ảnh hưởng đến máy in.

Trên đây là những chia sẻ của Musk.vn về những cách sử dụng máy in hiệu quả cho những bạn chưa biết hay lần đầu sử dụng, mong rằng thông tin này sẽ giúp các bạn sử dụng máy in thành thạo hơn nhé!