Cách sử dụng máy photocopy cơ bản cho người mới bắt đầu từ A - Z

Máy photocopy là một trong những sản phẩm phổ biến và cần thiết đối với người tiêu dùng. Đây là thiết bị công nghệ được nhiều nhãn hàng đầu tư vào sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như cải tiến với nhiều chức năng mới mẻ hơn. Bạn muốn đặt mua máy photocopy nhưng vẫn còn băn khoăn về cách dùng cũng như cần lưu ý gì khi mới bắt đầu sử dụng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu nhé!

Cách khởi động máy photocopy

Có thể nói máy photocopy được xem là trợ thủ số 1 dành cho mọi người trong lĩnh vực in ấn giấy tờ nói chung hay văn thư nói riêng. Thực tế việc biết sử dụng sản phẩm này sẽ giúp ích được cho bạn rất nhiều trong công việc văn phòng thường ngày nên dù bạn có ý định mua hay không thì cũng nên quan tâm để đảm bảo mình có thể thích nghi và sử dụng với hầu hết mọi loại máy photocopy hiện nay.

Đầu tiên, để tiến hành sử dụng máy photocopy thì bạn cần phải biết cách khởi động máy, hiểu đơn giản là bạn sẽ bật nút nguồn và tiến hành sử dụng những chức năng cơ bản cần thiết trên máy.

Thực tế mỗi dòng máy, mỗi thương hiệu sản xuất sẽ có những cách khởi động máy riêng biệt dựa trên sự cải tiến giữa các đời máy. Tuy nhiên xét về hình thức thì mọi sản phẩm đều phải cắm nguồn điện. Lúc này máy sẽ thông báo cho bạn bằng việc phát ra tiếng động hoặc âm thanh nhằm giúp bạn biết được mình đã cắm đúng vào nguồn hay chưa.

Sau đó bạn quan sát ở xung quanh tìm phím Power để bật máy để sử dụng chức năng copy, scan hoặc in. Trong trường hợp máy photocopy không có nút Power thì bạn tìm và chọn nút Auxiliary power và thao tác theo hướng dẫn sử dụng.

Bạn lưu ý không nên bật nguồn máy trong thời gian dài từ ngày qua ngày mà chỉ nên bật khi sử dụng và nên tắt máy nếu không dùng. Việc này sẽ giúp máy tiết kiệm nguồn năng lượng cũng như tăng tuổi thọ cho máy photocopy và đảm bảo độ bền hơn.

>> Xem thêm: Các loại máy photocopy nào tốt cho văn phòng và dịch vụ?

Các phím chức năng trên máy photocopy bạn cần biết

Hiện nay các máy photocopy đa phần đều có phím chức năng với ngôn ngữ cụ thể là Tiếng Anh, mỗi phím sẽ có công dụng khác nhau dựa trên chức năng sử dụng và mức độ cải tiến của mỗi nhãn hàng.

Vậy nên trước khi bạn chọn mua sản phẩm cũng như bắt đầu dùng thì bạn nên biết những thao tác cơ bản, phím chức năng trên máy. Điều này sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách thức vận hành, điều khiển máy cũng như có thể dễ dàng sử dụng hằng ngày hơn.

Đầu tiên là màn hình cảm ứng với nhiệm vụ chính là giúp người dùng truy cập vào phần cài đặt để thay đổi chế độ cũng như thiết lập một số chương trình copy hoặc các tiện ích phù hợp khác.

Ngoài ra trên máy photocopy còn có thêm các phím cụ thể như Box - mở chế độ Box, Access - chuyển đổi, khai báo mật mã ở chế độ cài mật khẩu, Fax - Extra Scan - Copy - Reset - Stop - Start - phím chức năng cơ bản.

Bên cạnh đó với những dòng máy photocopy đạt chuẩn sẽ có thêm Interrupt - chế độ dừng chương trình copy để chuyển sang chế độ khác, Proof Copy - giúp người dùng kiểm tra số lượng bản in lớn hay khung phim số với chức năng khai báo bản mẫu cần copy.

>>> Xem thêm:

• Đơn vị  thu mua máy photocopy cũ tại TPHCM.
• Dịch vụ  thu mua đồ dùng văn phòng.

Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy

Với những người mới bắt đầu sử dụng máy photocopy thì cần lưu ý đọc kỹ hướng dẫn dùng bởi thực tế mỗi dòng máy sẽ có cách thức sử dụng cũng như các phím chức năng khác nhau dựa vào giá thành mua cũng như đơn vị sản xuất. Do đó trong trường hợp bạn không biết quá nhiều thông tin về sản phẩm thì có thể đọc hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy của chúng tôi.

Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất giúp bạn có thể dễ dàng hình dung các bước cần thao tác khi copy tài liệu cũng như dùng các chức năng khác.

Ngoài ra nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết cụ thể về từng dòng máy thì có thể truy cập vào trang web của chúng tôi ở phần tin tức để tìm đọc và giúp bạn giải đáp thắc mắc về nội dung liên quan đến máy photocopy mà bạn đang quan tâm.

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh đơn giản
• Cách sử dụng máy photocopy Toshiba nhanh chóng, dễ thực hiện

Cách copy tài liệu trên máy photocopy

Đầu tiên là về cách copy tài liệu trên máy photocopy, trước hết bạn cần đặt tài liệu cần copy lên phần vị trí quét cố định. Bạn lưu ý ở bước này nên đặt tài liệu theo dòng kẻ có sẵn, phần nội dung muốn copy ở tiếp xúc trực tiếp với mặt kính.

Khi bạn đã đặt đúng vị trí thì trên màn hình cảm ứng sẽ hiện dòng chữ Place document face down để biểu thị máy đã nhận thông tin trực tiếp vào khay nạp dữ liệu. Lúc này bạn cần đậy nắp máy để giúp máy nhận diện đúng và chính xác hơn.

Bên cạnh đó bạn cũng cần quan tâm về số lượng cũng như màu sắc giấy. Thông thường hầu hết mọi người sẽ chọn giấy trắng nhưng trong một vài trường hợp cần thiết thì giấy màu vẫn được sử dụng.

Còn về số lượng thì bạn chỉ cần chọn trên bảng điều khiển về số lượng bản photo của mình.

Đồng thời bạn đừng quên bấm chọn kích thước giấy từ 11 inch hoặc 14 inch để đảm bảo giấy in đúng với nhu cầu, mong muốn của mình. Khi hoàn tất các bước thì bạn ấn phím Copy để hoàn tất chương trình copy tài liệu.

Cách in tài liệu từ máy tính bằng máy photocopy

Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy về cách in tài liệu từ máy tính sẽ đòi hỏi nhiều thao tác hơn việc copy bằng tài liệu có sẵn. Đầu tiên bạn cần điều chỉnh giao diện máy với nút User Function, sau đó nhấn vào Network Settings -> IP/TCP -> Subnet Mark/ IP.

Sau khi điều chỉnh giao diện thì bạn chọn phím Start -> Network connections -> Internet Protocol và cuối cùng ấn chọn User the following IP address. Đây là các bước tiếp theo giúp bạn điều chỉnh trên máy tính kết nối in.

Sau khi bạn kiểm tra đường kết nối ổn định, không gặp trục trặc hay sự cố gì thì bạn nhập địa chỉ IP và chọn tiếp phím Start ở cuối màn hình.

Thực tế cách in tài liệu sẽ chủ yếu phức tạp và khó ở những bước đầu nên chỉ cần bạn thao tác đúng dựa theo hướng dẫn thì những bước sau sẽ đơn giản hơn.

Cụ thể bạn chọn file tài liệu cần in từ máy tính, sau đó ấn chọn Print và enter. Lúc này trên màn hình máy tính sẽ hiện ra chương trình in, bạn có thể tùy chọn số lượng in, in một mặt hay hai mặt tùy vào nhu cầu, tiêu chí của mình.

Trong trường hợp bạn không muốn thao tác quá nhiều trên máy tính thì bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt trên bàn phím là Ctrl + P và ấn Print -> Enter.

Cách Scan tài liệu bằng máy photocopy

Scan tài liệu bằng máy photocopy sẽ đơn giản và dễ dàng nếu bạn biết cách dùng máy photocopy đúng và thao tác theo thứ tự phụ hợp. Đầu tiên bạn cần phải tiến hành đặt tài liệu gốc bằng bản cứng tại vị trí khay màn hình đúng theo hướng dẫn ở hai phần thông tin trên.

Khi đặt đúng vị trí thì chọn phím Scanner ở góc phải của màn hình cảm ứng. Lúc này máy photocopy sẽ biểu thị nhiều phím chức năng khác nhau, bạn chọn Store File -> Store Only.

Đây là bước giúp bạn đặt lệnh chỉ chọn scan bản gốc, trong trường hợp bạn quên không chọn thì máy có thể sẽ không nhận dạng bản gốc và scan nhầm tài liệu.

Khi đặt lệnh xong thì máy sẽ yêu cầu bạn đổi tên file, ở bước này bạn nên chọn tên dễ nhớ, ít ký tự để dễ dàng tìm tài liệu hơn và cuối cùng là ấn OK để xác nhận lệnh.

Mỗi máy sẽ có những chế độ scan khác nhau nên bạn lưu ý lựa chọn chế độ phù hợp như scan có màu, scan trắng đen hoặc scan một mặt, scan 2 mặt,... Chọn xong thì bạn cũng chỉ cần ấn OK để xác nhận lệnh và chọn phím Start để máy hoàn thành chương trình bạn vừa thiết lập.

Fax tài liệu bằng máy photocopy

Gửi Fax tài liệu bằng máy photocopy chủ yếu sẽ thao tác trên màn hình điều khiển nên bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn dưới đây. Cụ thể bạn chọn phím chức năng là Facsimile trên máy, sau đó tiến hành đặt bản tài liệu gốc lên mặt kính hoặc khay tự động nạp tài liệu.

Sau đó chọn hình thức gửi Fax qua bộ nhớ hoặc gửi trực tiếp.

• Với gửi Fax qua bộ nhớ thì bạn click vào phím Memory Tx và ấn Scanner
• Với gửi Fax trực tiếp thì thay đổi thành phím Immed Tx.

Bạn lưu ý với cách gửi trực tiếp thì đòi hỏi bên nhận bắt buộc phải ở chế độ sẵn sàng và không cần phải thông qua bộ nhớ có sẵn.

Sau cùng bạn chọn số gửi Fax dựa trên phím tắt hoặc phím số. Đừng quân chọn độ phân giải về mức độ đậm mượt cũng như chọn văn bản gốc dựa trên tính chất của hình ảnh của văn bản gốc. Khi bạn hoàn thành tới bước này thì chỉ cần nhấn phím OK để xác nhận lệnh và Start để bắt đầu quá trình gửi Fax.

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo ngay video hướng dẫn cách dùng máy photocopy đơn giản dưới đây:

Cách bảo quản và vệ sinh máy photocopy

Để máy photocopy luôn mới và có độ bền cao thì bạn cần phải biết cách bảo quản và vệ sinh máy phù hợp. Về cách bảo quản thì vì cơ chế vận hành nên hầu hết mọi loại máy đều có công suất cao nên mức nhiệt tỏa ra sẽ nhiều và lớn.

Vậy nên cần ưu tiên đặt tại những vị trí có không gian chứa máy phù hợp, có không khí lưu thông và đặc biệt cần đặt cách tường một khoảng vừa đủ.

Đồng thời khi vừa mới sử dụng máy photocopy xong thì không nên trùm kín máy bởi điều này sẽ khiến máy khó tỏa nhiệt và giảm bớt nhiệt hơn.

Ngoài ra bạn cũng cần lưu ý không nên để máy tiếp xúc với nước, hơi nước hoặc thức ăn vì điều này có thể làm bẩn máy cũng như rơi vãi thực phẩm nước uống vào bên trong gây hỏng máy, giảm độ bền.

Bên cạnh việc bảo quản máy thì bạn cũng lưu ý cần vệ sinh máy photocopy thường xuyên để tránh tình trạng máy bị bám bụi bẩn có thể tiếp xúc với các linh kiện bên trong.

Bạn có thể vệ sinh cũng như bảo trì định kỳ để đảm bảo máy photocopy của bạn luôn mới, không gặp vấn đề trục trặc gì trong quá trình sử dụng.

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Sử dụng máy photocopy đúng cách không chỉ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn mà còn đảm bảo về tuổi thọ cho sản phẩm. Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy mà bạn nên biết:

• Nên thường xuyên lau bụi cũng như các vết bẩn trên mặt kính hoặc khay nạp tài liệu tự động bằng cồn.
• Trong quá trình sử dụng nên hạn chế làm rơi kim kẹp hoặc đồ vật có thể tác động và làm hư hại đến khay nạp bản gốc vì điều này sẽ có thể là trầy bộ phận lấy ảnh.
• Lưu ý khi lấy giấy bị kẹt trong máy thì nên lấy theo chiều từ dưới lên, điều này sẽ giúp bạn kiểm soát giấy cũng như không làm cong bộ phận trong máy.
• Tham khảo và chọn mua những loại giấy đạt chuẩn, có độ dày mỏng vừa phải. Không nên chọn loại giấy quá mỏng vì điều này sẽ ảnh hưởng tới chất lượng giấy in.
• Ngoài ra cần chú trọng vào vị trí đặt và hạn chế đặt máy photocopy ở những nơi có ánh sáng trực tiếp chiếu vào hoặc có độ ẩm cao.

Các câu hỏi thường gặp

Các bước tiến hành hoạt động copy?

• Bước 1: Đặt tài liệu copy lên vị trí quét. Đặt tài liệu copy lên mặt kính theo dòng kẻ phân hướng dẫn.
• Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc. Số lượng bản photo tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
• Bước 3: Chọn kích thước giấy.
• Bước 4: Hoàn toàn thao tác copy.

Các phím chức năng trên máy photocopy bạn cần biết

• Box - mở chế độ Box
• Access - chuyển đổi, khai báo mật mã ở chế độ cài mật khẩu
• Fax - Extra Scan - Copy - Reset - Stop - Start - phím chức năng cơ bản

Hy vọng bài viết về hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu của Musk.vn đã giúp bạn có thêm thông tin hữu ích, chi tiết về nội dung mà mình đang tìm hiểu!

Tham khảo thêm các bài viết có liên quan:

• Cách kết nối laptop với máy photocopy qua Wifi đơn giản
• Hướng dẫn cài đặt kết nối máy photocopy với máy tính
• Hướng dẫn hủy lệnh in trên máy photocopy nhanh chóng